Conozca los 10 pasos de cómo funciona el Sistema de gestión de Audiencias de Applicatta, un software fácil de usar y administrar para usuarios y funcionarios.

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Desde el 28 de agosto de 2015, los municipios del país estarán obligados a informar todas las audiencias o reuniones que sostengan alcaldes, concejales, secretarios municipales y directores de obras. Ellos son los sujetos pasivos que la Ley del lobby define para los municipios. También las municipalidades deberán informar de los viajes que en función de su cargo realicen sus autoridades y los obsequios que reciban en el mismo contexto. Quienes no cumplan con la ley se exponen a multas de 10 a 50 UTM.

Para cumplir con la ley, a partir del próximo mes de julio los respectivos sitios web de las municipalidades deberían mostrar un enlace en la página principal que señale: “Solicitar audiencia”. Esto tiene por finalidad que los interesados en tener una reunión o audiencia con algún sujeto pasivo del municipio ingresen al sistema del municipio todos los datos que la nueva norma legal exige.

La situación contractual genera inquietud entre las municipalidades del país donde los funcionarios ya han comenzado a cotizar y adquirir sistemas de gestión adecuados para cumplir con la Ley del Lobby junto con capacitar a sus funcionarios.

Cómo funciona el Sistema de Audiencias de Applicatta

El sistema diseñado por Applicatta es el software que está concentrando el mayor interés del mercado dada la extensa experiencia de trabajo que esta empresa registra instalando sistemas y aplicaciones web en más de 40 municipios del país.

El software es simple de manejar tanto para los usuarios como para los funcionarios encargados:

1. Solicitar audiencia: El primer paso consiste en ingresar al sistema a través de un banner ubicado en la página de inicio del municipio con la indicación: “Solicitar audiencia”. Aquí se despliega un menú donde se muestran todos los sujetos pasivos sujetos a cumplir con la ley: alcalde, concejales, secretario municipal y director de obras. Se elige uno de éstos.

2. Identificación: En la siguiente ventana, se agrega el nombre del solicitante, la institución natural o jurídica a la que representa, las personas que van a intervenir en la reunión, el día y la hora que solicita el encuentro y los temas que se van a tratar en la audiencia.

3. Modificaciones: El sistema permite que durante el proceso de autorización de audiencia se agreguen nuevos participantes a la reunión o se realicen cambios entre quienes asistirán. Este formulario está diseñado conforme a los estándares definidos para el Gobierno central desde el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, SEGPRES.

4. Lobbistas: A la vez, se abrirá otra ventana donde el solicitante, si es lobista, debe indicar su condición de tal. A la espera de que el Servicio de Registro Civil e Identificación habilite el Registro de Lobbistas, el municipio irá guardando un listado de todas las personas que han solicitado audiencias con el objeto de entregar esa información una vez que el Registro Civil defina el sistema, el formato de los archivos y la estructura de la información que se aporte.

5. Validación: Tras ingresar los datos, se solicita la audiencia. El sistema procede a realizar la validación correspondiente y, si no está todo en regla, no permite ingresar la solicitud.  Al momento de enviar, el sistema confirma el ingreso mediante firma electrónica simple, la que en Chile funciona con la validación de un correo electrónico.

6. Confirmación: A continuación, llega al correo del usuario una confirmación de la solicitud con un número de contraseña que servirá para consultar en el sistema el estado y los avances de la solicitud. Esto evita a los funcionarios responder correos o llamadas de los requirentes para conocer en qué situación se encuentra su requerimiento.

7. Plazos: El municipio tiene 5 días de plazo para responder al ciudadano la aceptación, rechazo o propuesta de nueva fecha para la audiencia. El sistema irá generando avisos respecto de los plazos con el objeto de no caer en incumplimientos.

8. Gestión: En tanto, en la municipalidad se gatilla una solicitud de audiencia asociada a un correo de la oficina asignada o funcionario a cargo de atender estos requerimientos. El correo electrónico indica quién solicita, con quién se quiere reunir, a quien representa y los temas que quieren tratar en la audiencia. Este funcionario se encargará de coordinar la reunión, fase en que el sujeto pasivo puede confirmar, denegar o proponer otra fecha para la reunión. El sistema registra todos los pazos realizados durante la gestión con el objeto de respaldar a la institución de cualquier o probable denuncia ante los organismos fiscalizadores.

9. Subsanaciones: Durante la tramitación, el Sistema de Gestión de Audiencias de Applicatta permite hacer subsanaciones. De esta manera, si el requirente aportó datos dudosos o incompletos, se le solicita aclarar o subsanar esta situación en el sistema. Si el usuario no responde, entonces la solicitud queda cerrada. Esta aplicación actúa como un filtro que evita el ingreso de bromas, o solicitudes sin sentido, evitando gastos innecesarios o la pérdida de tiempo en gestiones inútiles.

10. Acta: Cuando está todo en regla, se produce la reunión y en ese acto se verifica el nombre de los asistentes, se actualizan cambios de última hora, se revisa la tabla de temas. Tras la reunión, se genera un acta que es firmada por los asistentes. El acta debiera ser similar a los datos ingresados al Sistema de Gestión de Audiencias por lo que no resulta necesario realizar labores extras al respecto. El acta de la reunión se publica posteriormente en la página de Transparencia del municipio. Esta misma plataforma es la que informa de eventuales obsequios recibidos durante la reunión como, asimismo, es donde se informan los viajes que los ediles realizan en el ejercicio de sus funciones públicas.

El Sistema de Gestión de Audiencias permite evitar caos, desórdenes y multas en el cumplimiento de la Ley del Lobby la que, a partir del 28 de agosto de 2015, todos los municipios del país estarán obligados a cumplir.

Antes de esa fecha, el equipo de profesionales de Applicatta se está desplegando por todo Chile haciendo demostraciones de cómo funciona el software y capacitando a los funcionarios de los municipios de Chile que ya han adquirido la herramienta. La invitación es a coordinar con tiempo una demostración del sistema.